Virksomheder, som opererer i Business to Business markedet, stilles på et eller andet tidspunkt overfor det valg, at skulle etablere et dokumenteret certificeret ledelsessystem som kan certificeres efter en eller flere standarder.
Det kan gribes an på forskellige måder. Mange ender med at stå med et “system”, der skaber mere bureaukrati end gavn.
TBI Aps har hjulpet mere end 120 virksomheder af vidt forskellig størrelse (>10.000 medar. til 7 medarb.) og fra mange forskellige brancher til – på forbløffende enkelt vis og kort tid, at dokumentere og forbedre styring og ledelse til certificeringer – efter en bred vifte af standarder.
…. Igennem alle årene med en holdning til at et sådant dokumenteret ledelsessystem skal være værdi– og ikke instruktions-baseret. Dvs. så u-bureaukratisk, som det overhovedet er muligt!
TBI Mangament – Jesper Løye Hejl har faciliteret “Corporate Management systems” på koncernniveau (Globalt) med et omfang på blot 15 sider – til certificering.
Med den rette tilgang til opgaven, er det relativt enkelt at etablere et dokumenteret, certificeret ledelsessystem, som kan certificeres efter en lang række af de gældende standarder for Kvalitet (ISO9001), Miljø ( ISO14001) og Arbejdsmiljø (ISO45001), og i princippet enhver af de øvrige ISO´s for ledelses systemer. (F.eks også ISO 13485 eller ISO22000)
Nogle vigtige grundantagelser
At have ”styr på noget” kræver, at der er overblik, at vi er enige om det, der er vigtigt, og vi ved, hvad vi gør ved det vigtige.
Denne styring kan dokumenteres ved for hver forretningsproces, at nedskrive de beslutninger, hvor der er enighed om, at vi vil bevise det, vi gør, – og henvise til hvad dette bevis skal være..
Hvordan noget gøres, hører til vores kompetence – og kan dokumenteres ved, at vi opbevarer bevis for intern træning, test eller opfølgning, og træningsproces.
….
Risici forebygges mest effektivt ved at forbedre måden, vi styrer på, og ved løbende at vurdere, forbedre og overvåge denne styring.
Risici findes ikke “derude” men “derinde”. Dvs. vi opfinder de potentielle muligheder eller vanskeligheder, vi bør udnytte eller forebygge.
5-7 Dage
Et dokumenteret ledelsessystem til opfyldelse og certificering efter de fleste standarder for ledelse: ISO9001, ISO14001, ISO45001 samt ISO22000 kan etableres på imellem 5 og 7 workshopdage for ledelsen.
Basis i eksisterende praksis – i et certificeret ledelsessystem
Udgangspunktet vil være den praksis, som allerede fungerer i organisationen sammenholdt med ledelsens ideer og ønsker til forbedringer .
Vi tager udgangspunkt i de “forretningsprocesser” som organisationen vil dokumentere (Typisk imellem 4-6). For hver af dem afholdes et seminar af op til en dags varighed .
Når dagen er omme, ligger forretningsprocessens ”få men nødvendige regler for hensigtsmæssig styring” helt enkelt i oversigtsform beskrevet med: Hvem der gør hvad, hvornår, på hvilket grundlag og med hvilket ”bevis”.
Nogle af værdierne, (forhåbentligt de fleste) skabes igennem rigtig holdning, viden, kultur og færdighed mens de sidste nås igennem en konsekvent opfølgning på den beskrevne indsats, som vi er blevet enige om. I sidste ende er en regel kun så stærk, som der er ”konsekvens” til.
TBI Aps leverer systematikken og får dialogen/refleksionen til at glide. Projektsekretæren/projektlederen skriver procesbeskrivelsen direkte ind på en bærbar computer med projektor. Områder, som i øjeblikket, ikke styres, men findes ”vigtige” på workshoppen markeres som ”forbedringsområder”.
Certificeret ledelsessystem som et internt lederudviklingsforløb
En sådan møderække vil samtidig på den ene side fungere kulturskabende i forhold til at fremme en fælles ledelseskultur i organisationen – og på den anden side opleves som et udfordrende, udviklende og bevidsthedsskabende internt leder-udviklingsforløb med afsæt i den konkrete dagligdag.
Lavt Internt timeforbrug
Normalt er udgifterne til det interne tidsforbrug langt de største i sådanne projekter med at etablere et dokumenteret, certificeret ledelsessystem. I dette forløb holdes de på et minimum igennem 4-7 koncentrerede workshops, hvor den konkrete procesbeskrivelse/dokumentation udarbejdes – oftest kun med behov for meget enkel efterfølgende korrektion.
Let at vedligeholde
En andet forhold, der har betydning for valget af metode, vil være
omfanget af timer der fremover skal bruges til at vedligeholde et sådant
dokumenteret certificeret ledelsessystem. Denne model forebygger
demotiverende irritationsmomenter og brug af tid på revision af
”ligegyldige” bureaukratiske regler.
Certificeret ledelsessystem med udgangspunkt i virksomhedens kultur
Et forløb med TBI/ Jesper Løye Hejl holder disse omkostninger OG fremfor alt tidsforbruget nede på et minimum, idet vi stort set kun trækker på nogle nøglemedarbejdere på de koncentrerede seminar-dage. Den øvrige indførelse af evt. ny styringskultur skal ske som et led i den daglige ledelsesindsats – igennem en konsekvent efterspørgsel på det, som er vedtaget, og naturligvis via kommunikation til alle medarbejdere igennem de kanaler, som I benytter i øvrigt.
God og sikker indførelse afhænger af en synlig ledelsesopfølgning. Hvis kulturen fremmer de ”helte” som springer over reglerne og værdierne – så kan alverdens kurser ikke ændre på det
Fordelen ved at benytte denne model kan kort sammenfattes til:
- Heftig men kortvarig involvering af medarbejderne – primært ledergruppen- sparer megen intern tid, men sikrer at alle (mange) selv er med til at vedtage hvordan vi vil dokumentere vores ledelse og styring.
- Vægt på ”sund husmandsfornuft” og grundig dialog om: ”Hvad det er vi gør”, og ”Hvad opgaven går ud på” – frem for hvordan vi gør det – forebygger unødvendig bureaukrati og sikrer at vi bygger på værdier frem for på regler.
- Styringen i sådan et dokumenteret certificeret ledelsessystem etableres ved at beslutte: ”Hvor beviset for den rigtige indsats findes” frem for igennem instruktioner, hvilket gør det meget enkelt at lave ændringer – og gør det muligt fortsat at være kreativ (og intelligent!) indenfor systemets rammer.
- Grundige seminarer i og om egen dagligdag: Med konstruktiv dialog, forbedringstanker, ”indspark” og kærlige provokationer tilfører en masse værdi og medvirker til at vedligeholde og forme fælles værdier og kultur .
- Opmærksomheden lægges på at øge jeres lederkompetence igennem egen refleksion over styring, ledelse og risici.
- Sidst men ikke mindst, slår I ”alle fluer med et smæk” ved denne proces, idet vi alene igennem nogle ekstra krydsreferencer og efterfølgende små tilpasninger kan sikre overholdelse af ønskede standarder. Hvor det skulle vise sig, at vi med brug af sund fornuft ikke overholder enkelte punkter i disse standarder, bliver det bevidstgjort, hvad vi så gør, netop for at indfri disse krav.
Afbureaukratisering af et eksisterende system
Samme metode kan i øvrigt anvendes i forbindelse med afbureaukratisering af eksisterende “tunge” certificerede dokumenterede ledelsessystemer. Den er afprøvet i mange forskellige kulturer og organisationer, og den virker!
Hvis du/I vil høre mere, så ring på 20214915 til TBI APS og tag en snak med Jesper Løye Hejl –