Auditsamtalen som giver værdi – Hvordan?

Oplever vi at auditsamtalen, som den praktiseres eksternt som internt giver nogen reel værdi? Hvordan kan vi blive ved med at give hundredetusindevis af kroner ud til mennesker som kommer for at kontrollere, om vi gør vores arbejde godt nok?

Skal jeg som leder finde mig i, at nogen gør sig til dommer over, om min ledelsespraksis er effektiv nok – ofte uden at vedkommende har en pind forstand på det, som er MIN faglige kompetence?

Ville vi synes om at få ”afvigelses-rapporter” fra vores kæreste derhjemme, efter at vi havde indvilliget i at løse en eller anden opgave bedst muligt? … Eller ville det ikke udløse en berettiget vrede?

Det kan føles temmelig absurd at få en afvigelse for en ellers fornuftig adfærd, blot fordi denne handling ikke er i overensstemmelse med det, som står på et stykke papir .. Oven i købet også når dette papir er skrevet af en selv. Listen over indvendinger fra mennesker der udsættes for audit kunne jeg fortsætte. Der er brug for at se på, hvordan vi forbedrer måden at auditere på!

Hvor kommer dette ”onde” fra?

Samtidig med indførelsen af dokumenterede ledelsessystemer, opstod dette fænomen, vi kalder for ”Audit”. Utallige er de mennesker, der er blevet uddannet som enten ”interne auditorer”, ”3.parts auditorer” eller f.eks. ”Lead auditorer”.

Audit

Ordet ”Audit” betyder i sin oprindelige form ”at overhøre”. Ideen med ”en overhøring” skal findes i de forskellige standarder for ledelsessystemer, som et middel til at efterprøve igennem ”en uafhængig og systematisk undersøgelse” – om det planlagte er i overensstemmelse med det udførte, og om dette synes at være effektivt i forhold til at nå de ønskede mål”?

Med andre ord er ideen med Auditsamtalen at finde ud af: Om virksomhedens processer fungerer på en måde, så vi kan have tillid til dem i forhold til det, som bliver lovet og krævet.

Denne hensigt er vel prisværdig nok? Hvis jeg skal handle med dig, vil jeg gerne have en vis sikkerhed for, at du ”har styr på dine ting”.

Auditor – den alvorlige kontrollant.

Når, jeg kommer rundt i virksomheder i Europa og taler med ledere der, finder jeg sjældent den store begejstring for Audit. Det opfattes næsten som ”at være til eksamen”, og kort før auditoren dukker op, er det næsten mere reglen end undtagelsen, at man lige sørger for at ”have læst på lektien” i forhold til de procedurer og instruktioner, som der nu er beskrevet i det dokumenterede ledelsessystem. Papirer og sager, som man regner med ”at kunne blive hørt i” findes frem på forhånd, eller man søger en anledning til at ”lægge et møde ude i byen”.

Det er ofte, at jeg hører historier om auditorer, der opfattes som ”kontrollanter”, der med en spids blyant og rynkede bryn vurderer og bedømmer om ”tingene nu er i orden”. Der mangler næsten bare en kasket og et stort ”P” på ryggen, så er billedet af en parkeringsvagt, der udsteder ”bøder” i form af ”afvigelses-rapporter ” på plads. Der er langt imellem, at nogen ligefrem glæder sig til en audit.

Auditsamtalen skal skabe værdi

At auditsamtalen skal skabe værdi for virksomheden lyder som et indlysende udsagn, og enhver udbyder af auditkurser har det da også stående i overskriften for sit seminar. Spørgsmålet bliver så: Hvad skal værdien være af audit? Og hvorledes skaber vi den?

”Værdi” har noget altid… for ”Nogen”. Hvad der er værdifuldt for mig, behøver ikke at være det for dig. At noget har værdi for dig betyder, at det vedrører det, du har gjort vigtigt for dig i dit liv.

Kernen i Audit er samtalen imellem den som auditeres, og Auditor. Vi skal med andre ord skabe en samtale, som opleves værdifuld for begge parter? Allerede her begynder udfordringen for de fleste uddannede auditorer. Hvor ofte oplever du f.eks. at en auditor indleder auditten med at spørge om: ”Hvad det mon ville være mest relevant at undersøge indenfor dit arbejdsområde, hvis denne audit skulle give værdi for dig?”

Værdifulde samtaler opleves som ligeværdige

Forestil dig, at du sidder i en eller anden situation og overvejer, om det, du gør og tænker, nu også er den bedste (eller bare en god..) måde at gøre tingene på, og derpå beslutter dig for at drøfte det med en eller anden, som du har tillid til. Hvilke forventninger ville du have til sådan en samtale?

I min optik ville det vigtigste være, at vedkommende forstod at invitere til at reflektere i en oprigtig nysgerrig samtale – og helt undlod at BEDØMME eller gøre sig til dommer over det, jeg siger. Ethvert forsøg på at føre mig i en bestemt retning, ville skabe modstand i mig. Og måske vigtigst af alt: Jeg skulle have en opfattelse af, at vi begge ”var på samme side af bordet”, og havde en fælles interesse i at undersøge og udforske denne praksis, UDEN at eventuelle ”fejl” eller ”uhensigtsmæssigheder” kunne bringe mig i vanskeligheder, men derimod kunne være anledning til at få øje på andre måder at gøre tingene på.

I sådan en samtale skabes der et fortroligt rum, hvor der ikke er behov for at skjule noget og ingen angst for at blive kontrolleret. Det kræver at begge deltagere er indstillede og åbne overfor en sådan dialog.

Lykkes det, forvandles audit fra at være en ”overhøring” i den gammeldags forståelse, til at blive en udviklende undersøgelse, hvor der skabes læring for begge deltagere og dermed også for organisationen.

Nysgerrighed

Auditsamtaler af denne karaktér kræver, at vi udvikler nysgerrighed. Nysgerrighed trives dårligt, når den skal leve sammen med bedømmelse. Prøv blot at tænke på det næste gang du sidder til bords med en, som du ikke kender, og vedkommende spørger dig: ”Hvad laver du så arbejdsmæssigt?” Du svarer måske: ”Jeg er ingeniør”, hvorpå han/hun vender sig og siger ”Nåe, Ingeniør er du… okay.. ja så er du sådan en, som tænker i kasser og mest interesserer dig for teknik…ikke?”.

Nysgerrigheden er blevet udskiftet til fordel for en forudindtagethed, og låser eller indskrænker den videre samtale.

Auditsamtalen som en lærende proces

Ønsker vi en værdiskabende audit praksis – skal vi være i stand til at udvikle ”lærende samtaler” overalt i organisationen. Når det lykkes, får vi på en gang et langt mere sandt billede af virksomhedens funktionsmåde og praksis, og samtidig skabt en følelse blandt lederne, at sådanne samtaler åbner op for kreativitet og forbedringer.

Auditsamtalen skal i min forståelse ikke opleves som en ”teknik”, men som en ”kunst”. Ingen mennesker jeg kender, ønsker at blive ”behandlet” eller talt til igennem en teknik. De ønsker at blive mødt med respekt for sine behov, sine forskelligheder, i ligeværd, kompetence, åbenhed og pålidelighed.

Denne kunst kan læres og skal øves.

Kontakt TBI Aps ved Jesper Løye Hejl, og hør mere om et anderledes auditkursus i virksomheden.